PDF Dokumente im Unternehmen richtig verwalten

Das Portable Document Format – kurz PDF – ist ein Dokumentenformat, das unabhängig von Plattformen geöffnet und gelesen werden kann. Gerade dieser Umstand machte das Format so erfolgreich und auch die Tatsache, dass es mit digitalen Signaturen versehen werden kann, die es zu einem rechtsgültigen Dokument macht. Dokumente unterschiedlichster Formate – angefangen von Office-Dateien bis hin zu E-Mails – lassen sich einfach online mit webPDF in ein PDF konvertieren.

Rechtskonforme digitale Signaturen

Durch die Vielzahl an Formaten, mit denen unterschiedliche Tools arbeiten, ist es immer schwieriger geworden sogar innerhalb von Betrieben sich auf ein kompatibles Format zu einigen. Mit webPDF lassen sich die Dokumente auch mit unterschiedlichen Signaturen versehen, die den Vorteil haben, dass sie gängigen Rechtsnormen entsprechen. Digitale Signaturen unterliegen bestimmten Zertifikaten und Sicherheitsmechanismen, die als vollwertige digitale Unterschrift zählen. Online lassen sich mehr als 100 verschiedene Dateiformate digital unterzeichnen. Dadurch ist auch die Rechtssicherheit für elektronische Dokumente gewährleistet und Unternehmen können damit erst den Kunden digitale Rechnungen etwa via E-Mail zustellen. Online gibt es unterschiedliche Signaturstufen, wodurch der Dokumentenfluss gezielt zertifiziert werden kann und die Kommunikation vor Manipulation geschützt wird.

Wichtige Dokumente dauerhaft archivieren

Signaturen bzw. Zertifikate haben zudem den Vorteil, dass sie auch die rechtlichen Anforderungen für eine dauerhafte Archivierung erfüllen. Mit sogenannten Time Stamps können Dokumente mithilfe von webPDF zeitlich genau definiert und somit ohne großen Papieraufwand archiviert werden. Werden die archivierten Dateien dann auch noch online archiviert, entfällt auch der Aufwand bei der Aufbewahrung der Dateien auf Datenträgern. Dadurch kann nicht nur Platz in oft beengten Büros eingespart werden, der für die Archivierung genutzt werden muss, sondern auch Zeit, die für die Ablage benötigt wird und natürlich auch Kosten und dies in doppelter Hinsicht. Durch die digitale Signatur werden Papierkosten reduziert und durch die deutlich schneller archiviert, wodurch wiederum Mitarbeiter ihre Arbeitszeit produktiver nutzen können.

PDFs wieder bearbeiten

Ein häufiges Problem in Unternehmen ist die Bearbeitung von PDFs, da dazu oft teure Software notwendig ist. webPDF bietet deshalb auch Möglichkeiten eingeschränkt ein bereits fertiges PDF zu bearbeiten. Dadurch entfällt der aufwendige Prozess den Fehler in der ursprünglichen Datei zu ändern und diese erneut in ein PDF zu konvertieren. Mit dem Bearbeitungstool von webPDF können PDFs neu ausgerichtet, verkleinert, vergrößert oder einzelne Seiten wieder gelöscht werden. Zudem können damit auch einzelne Seiten aus einem bereits bestehenden PDF extrahiert und als eigenes Dokument gespeichert werden.

Bildquelle: Pixabay (CC0)

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